PERSONVERNERKLÆRING FOR VILECT AS

1.Behandling av personopplysninger i Vilect AS

Når du søker jobb gjennom vårt rekrutteringssystem, så vil Vilect AS («Vilect») behandle personopplysninger om deg. Vi har derfor utarbeidet denne personvernerklæringen som gjelder for de personopplysningene vi samler inn og behandler om deg. Denne personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn og hvordan vi behandler disse, samt hvilke rettigheter du har i denne sammenheng.

Vi er opptatt av ditt personvern og behandler personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.

2. Om behandlingsansvar

Hvorvidt Vilect er behandlingsansvarlig og ansvarlig for dine personopplysninger eller kun databehandler, det vil si at vi behandler dine personopplysninger på vegne av noen andre, beror på vår relasjon til deg. Nedenfor er en overordnet beskrivelse av hvilke tilfeller vi opptrer som henholdsvis behandlingsansvarlige og databehandlere.

Denne personvernerklæringen gjelder kun for de tilfeller hvor Vilect er behandlingsansvarlig.

2.1 Vilect som behandlingsansvarlig

Vilect ved daglig leder er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger i de tilfeller som er beskrevet i punkt 3 nedenfor.

Kontaktinformasjonen til Vilect er:
Organisasjonsnr.: 917 649 278
Adresse: Munkedamsveien 67, 0270 Oslo
E-post: hallo@vilect.com

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte hallo@vilect.com.

2.2 Vilect som databehandler

Vi vil i forbindelse med utøvelsen av vår virksomhet også kunne opptre som databehandlere for våre kunder. Dette gjelder i blant annet følgende tilfeller:

a) Når du leverer en jobbsøknad til en konkret stilling i et bestemt selskap. b) Når du leverer en åpen søknad til et bestemt selskap.

Etter personvernregelverket vil vår kunde, det vil si selskapet du søker stilling hos, være den behandlingsansvarlige. Det betyr at det er dette selskapet som er den som er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i relasjon til søknadsprosessene beskrevet i bokstav (a) og (b) over. Vi gjør deg for ordens skyld oppmerksom på at Vilect fortsatt vil kunne være behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles for formålene beskrevet i punkt 3 nedenfor.

Der vi opptrer som databehandler inngår vi databehandleravtale med det selskapet som er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Databehandleravtalen setter rammene for hvordan vi kan behandle dine personopplysninger.

Bestemmelsene i denne personvernerklæringen gjelder ikke for Vilect sin behandling av personopplysninger som databehandler. Dersom du ønsker mer informasjon om hvordan dine personopplysninger blir behandlet i situasjonene hvor vi opptrer som databehandler, så må du ta kontakt med det selskapet du søker stilling hos som er den behandlingsansvarlige.

Kontaktinformasjonen til selskapet fremgår av stillingsannonsen.

3. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. I det følgende er en oversikt over hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler, og hva personopplysningene skal brukes til.

a) Administrere din brukertilgang

For å kunne gi deg tilgang til vårt system og administrere din brukertilgang, herunder tilrettelegge for kommunikasjon med potensielle arbeidsgivere, må vi behandler visse personopplysninger om deg. De personopplysninger som vil bli behandlet er typisk din kontaktinformasjon, som navn og e-postadresse.

Vårt behandlingsgrunnlag er vår avtale med deg om å gi deg tilgang til vårt rekrutteringssystem slik at du kan sende inn jobbsøknader.

Vi vil slette din brukerkonto dersom du ikke er tilknyttet en rekrutteringsprosess seks måneder etter din siste innlogging eller siste avsluttede prosess du har vært tilknyttet, med mindre du har samtykket til at brukerkontoen din opprettholdes i ytterligere seks måneder. Vi vil også slette din brukerkonto dersom du ber oss om det, eller du kan selv gå inn å slette den. Slettes brukerkontoen slettes alle tilhørende personopplysninger, herunder dine jobbsøknader.

b) Yte brukersupport og løpende bistand

Vi vil hjelpe deg dersom du trenger bistand i forbindelse med bruken av vårt rekrutteringssystem. Vi vil også yte løpende bistand i jobbsøknadsprosessen, som for eksempel sende deg en påminnelse om å ferdigstille din jobbsøknad, eller gi beskjed dersom søknaden er mangelfull og derfor ikke kan sendes inn.

De personopplysninger som vil bli behandlet er din kontaktinformasjon, som navn og e-postadresse. Vi vil kunne kommunisere med deg direkte i systemet, eller gjennom e-post.

Vårt behandlingsgrunnlag er vår berettigede interesse i å kunne hjelpe deg underveis i jobbsøknadsprosessen.

c) Håndtere åpne jobbsøknader

Dersom du benytter vår rekrutteringsløsning til å sende en åpen jobbsøknad uten at potensiell arbeidsgiver er forhåndsbestemt eller kjent, vil vi oppbevare jobbsøknaden for deg frem til søknaden din knyttes opp til en eller flere potensielle arbeidsgiver ved at du blir en del av deres rekrutteringsprosess. Et eksempel er dersom du har en åpen søknad forbundet til et kjøpesenter. I disse tilfeller vil alle butikker som til enhver tid er leietaker ved kjøpesenteret være din potensielle arbeidsgiver, og det selskapet du søker stilling hos.

De personopplysninger som vi vil samle inn og behandle er blant annet opplysninger som fremgår av CV, søknadsbrev, ditt vitnemål og eventuelle attester/referanser, bilder og videoer.

Vårt behandlingsgrunnlag er at behandlingen er ditt samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke ved å slette din søknad eller din brukerkonto. Du kan også sende en e-post til hallo@vilect.com.

d) Administrere vår rekrutteringsløsning

For å kunne administrere vår rekrutteringsløsning, herunder sikre forsvarlig sikkerhet, vil vi behandle visse personopplysninger om deg.

Vi bruker blant annet informasjonskapsler (cookies) for å administrere vår rekrutteringsløsning. Du kan lese mer om informasjonskapsler, hvilke informasjonskapsler vi benytter og kravet til samtykke her cookie-policy.

Vi logger vi informasjon om trafikk og bruksmønstre, inkludert din IP-adresse, i inntil 30 dager. Etter 30 dager slettes loggene automatisk.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å administrere og sikre optimal drift av vårt system.

e) Optimalisere og videreutvikle vår rekrutteringsløsning

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å optimalisere og videreutvikle vår rekrutteringsløsning. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler her cookie-policy.

Vi vil også kunne benytte inngitte jobbsøknader i anonymisert form for å optimalisere og videreutvikle vår rekrutteringsløsning. At jobbsøknadene er anonymiserte betyr at vi ikke kan identifisere deg. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å kunne optimalisere og videreutvikle vårt system.

f) Annen behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler dine personopplysninger på annen måte enn det som fremgår av denne personvernerklæringen vil du bli informert om dette og grunnlaget for denne behandlingen.

4. Utlevering av personopplysninger til andre

4.1 Bruk av databehandlere

Vi bruker i enkelte sammenhenger databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Dette er typisk tjenesteleverandører innen drift, vedlikehold og andre tekniske løsninger. Våre databehandlere får kun tilgang til de personopplysninger som er nødvendige for at databehandleren skal kunne levere sine tjenester til oss.

For å sikre dine rettigheter har vi inngått databehandleravtaler med alle våre databehandlere som blant annet innebærer at dine personopplysninger ikke kan brukes for andre formål enn det vi har avtalt med deg.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området, med mindre annet fremgår eksplisitt av punkt 3 i denne personvernerklæringen.

4.2 Andre tredjeparter

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg, ditt samtykke eller et lovgrunnlag som gir oss rett til, eller pålegger oss, å gi ut informasjonen. Dersom en tredjepart befinner seg utenfor EU/EØS vil utlevering kun finne sted i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning, herunder GDPR.

5. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Har vår berettigede interesse begrunnet behandlingen, vil vi slette personopplysningene når en slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Når det gjelder åpne jobbsøknader vil vi slette din jobbsøknad dersom du ikke er tilknyttet en rekrutteringsprosess etter seks måneder, med mindre du har samtykket til oppbevaring i ytterligere seks måneder. Samtykke trekkes tilbake ved å slette jobbsøknaden eller slette din brukerkonto. Du kan også sende en e-post til hallo@vilect.com. Hvis du sletter din brukerkonto slettes automatisk alle søknadene knyttet til din profil.

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

I forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger har du, med visse forbehold, en rekke rettigheter. Nedenfor gis en oversikt over disse rettighetene.

Du har rett til å:

• Kreve innsyn i egne personopplysninger og få informasjon om behandlingen.
• Kreve å få rettet egne personopplysninger som er uriktige eller ufullstendige.
• Kreve at egne personopplysninger slettes dersom lovens vilkår for dette er oppfylt.
• Kreve at behandlingen begrenses eller du kan protestere mot behandlingen dersom lovens vilkår for dette er oppfylt.
• Reise innsigelse/protestere mot behandlingen av egne personopplysninger av grunner knyttet til din særlige situasjon dersom behandlingen er begrunnet i vår berettigede interesse.
• Kreve dataportabilitet, det vil si at egne personopplysninger overføres til en annen behandlingsansvarlig dersom lovens vilkår for dette er oppfylt.
• Klage til Datatilsynet dersom du mener at vi bryter personvernlovgivningen. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
Vi benytter oss ikke av automatiserte avgjørelser, herunder profilering.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende e-post til hallo@vilect.com. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, se punkt 5.

Der vi opptrer som databehandler må du kontakte den behandlingsansvarlige virksomhet dersom du ønsker å benytte dine rettigheter.

7. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt i denne personvernerklæringen. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Oppdatert 2023-08-23